Il existe aujourd’hui une nouvelle génération de logiciels d’entreprise : les logiciels sous forme de services aussi appelés offres SaaS (Software as a Service). Ces logiciels sont hébergés sur Internet, sous forme locative, et accessibles « en ligne » depuis n’importe quel endroit et n’importe quel ordinateur voire même n’importe quel terminal ! S’ils ne représentent encore que 5% des logiciels d’entreprise, les analystes leur prédisent un bel avenir. Le Gartner Group estime ainsi qu’ils pourraient représenter jusqu’à 25% des logiciels de l’entreprise fin 2011.

Les offres SaaS permettent aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux startups d’acquérir davantage d’agilité en s’équipant de nouveaux outils, indispensable à l’extension de leur activité, sans qu’elles aient à investir lourdement dans des infrastructures techniques et de nouveaux logiciels.

Des déploiements simplifiés

En effet, ces applications étant hébergées, l’entreprise n’a pas besoin d’infrastructure technique particulière pour les exploiter si ce n’est une connexion Internet. Les solutions sont la plupart du temps livrées « clés en main » sans qu’il n’y ait rien à installer sur les ordinateurs (le navigateur Web étant utilisé pour accéder à ces applications). Ces solutions se révèlent donc faciles et rapides à mettre en œuvre et conviennent particulièrement bien aux entreprises dont les ressources informatiques internes (tant techniques qu’humaines) sont limitées.

Des maintenances quasi-inexistantes

Ces logiciels étant hébergés, c’est à votre prestataire que revient toutes les tâches traditionnelles de maintenances applicatives. Grâce à ce mécanisme, les différents utilisateurs bénéficient instantanément des nouvelles fonctions et des dernières mises à jour implémentées par le partenaire/éditeur de la solution.

Une meilleure maîtrise des coûts

A court terme (moins de deux ans), les solutions hébergées sont plus économiques que les solutions logicielles classiques. Leur modèle d’abonnement locatif par utilisateur est plus facile à financer lors des premières années ou lorsque l’entreprise hésite encore sur les stratégies à employer et les outils à adopter. Ses offres SaaS se montrent ainsi plus flexibles et peuvent évoluer au même rythme que l’entreprise. D’autant qu’il n’y a jamais d’investissements matériels à réaliser pour les concrétiser.

Une simplification des scénarios nomades et multi-sites

Puisque ces applications sont hébergées au travers d’Internet, elles favorisent la mobilité des équipes. Elles sont accessibles et utilisable par tout collaborateur nomade pour peu qu’il ait un accès à Internet par l’intermédiaire d’un HotSpot Wifi, d’une clé 3G, ou de sa connexion Internet familiale. Elles simplifient l’orchestration de sites multiples, favorisent le télétravail et permettent aux commerciaux de s’y connecter depuis leurs chambres d’hôtels.

Les solutions SaaS sont donc souvent perçues comme des offres économiques et agiles permettant d’être rapidement opérationnel à moindre coût. C’est en partie vrai. Mais attention aux idées reçues ! Les solutions SaaS ne sont pas la panacée et comme toutes solutions, elles ont aussi leurs inconvénients et leurs limites…

- Les solutions SaaS ne sont pas destinées à concurrencer et remplacer tous les logiciels installés dans l’entreprise. En général, ces services hébergés complètent et cohabitent avec le panel applicatif interne de l’entreprise. Elles permettent par exemple d’expérimenter plus facilement de nouveaux outils ou de nouveaux processus sur un nombre restreint d’utilisateurs clés.

- Autre idée reçue à combattre : les solutions SaaS ne sont pas nécessairement moins chères. C'est effectivement vrai à court terme puisque l'entreprise n'a pas à amortir le coût d'achat du matériel et des logiciels. Mais l'intérêt économique est moins évident à plus long terme, le coût de possession des solutions internalisées pouvant devenir plus intéressant. Tout dépend du type d’applications et du nombre d’utilisateurs y accédant.

- Les offres sont toujours relativement récentes et donc parfois immatures. En outre, ce mode de fonctionnement modifie nécessairement les habitudes des utilisateurs ce qui peut les perturber et nuire à leur productivité. Les aspects humains ne doivent pas être oubliés et doivent au contraire être compris et anticipés.
- La personnalisation de telles offres peut coûter cher voire être carrément impossible.

- Le tout en ligne a ses limites. S’il répond bien à des problématiques d’accessibilité et de déploiement, il reste tributaire des accès internet. Lorsque l’on perd la connexion Internet, c’est toute l’activité de l’entreprise qui se retrouve en berne.

- Le concept même de l’hébergement est confronté à des freins psychologiques et culturels. Nombre d’entrepreneurs expriment leur inquiétude sur la confidentialité des données. Il faut percevoir le système SaaS comme un partenariat de confiance entre l’entreprise et son hébergeur (ou ses hébergeurs).

Aujourd’hui l’offre est assez pléthorique. On trouve évidemment des solutions SaaS pour héberger et gérer les emails des collaborateurs ou plus simplement pour lutter contre le Spam ou renforcer la sécurité d’une messagerie interne.

Le mode SaaS se popularise également sur toutes les solutions de travail collaboratif, de réunions virtuelles, de visio-conférence, etc. La bureautique devient elle-même l’un des nouveaux terrains de chasse des acteurs du SaaS.

Les outils de CRM pour mieux suivre ses clients ou ses prospects et les outils ERP pour gérer intégralement son entreprise bénéficient également d’offres en mode SaaS très matures et proposées par les plus grands éditeurs de logiciels.
Les logiciels très verticaux et spécialisés s’enrichissent de plus en plus fréquemment d’offres SaaS car la mutualisation des ressources permet de les rendre plus accessibles aux petites et moyennes entreprises.

Parce que c’est la productivité et l’avenir de l’entreprise qui est engagé, les offres SaaS doivent se choisir avec soin. Voici quelques points importants à garder à l’esprit :

- Soyez prudents. Ce marché démarre seulement. Nul doute que l’on assistera dans le futur à des rapprochements, des rachats mais aussi des faillites de prestataires. Les solutions SaaS lient forcément l’activité de l’entreprise à un prestataire. Il faut, dès lors, s’assurer de sa pérennité et étudier avant d’adopter les possibilités de sortie et de migration. Il peut aussi être utile ne de pas mettre tous ses œufs dans un même panier et d’opter pour des prestataires multiples en fonction des logiciels en mode SaaS employés.

- L’intégration de ces logiciels distants avec les systèmes d’information est réputée coûteuse et difficile notamment pour les entreprises ayant déjà un système d’information riche et complexe. Cette intégration doit être réfléchie et en partie mise en œuvre avant d’adopter définitivement une solution SaaS.

- Une solution SaaS est une forme de partenariat entre l’entreprise et le fournisseur de la solution. Mais ce partenariat peut revêtir toutes sortes de visage. Certaines solutions sont directement commercialisées et hébergées par les éditeurs. D’autres passent par des partenariats forts avec des acteurs locaux. Plus la solution adoptée nécessite de personnalisation et de travail d’intégration, plus il est important de trouver un partenaire local.

- Les durées d’engagement minimal peuvent être très variables d’une offre à l’autre. Certaines lient l’entreprise aux prestataires pendant 36 mois. Soyez donc attentifs à ces aspects.